作業効率の最大化－Aタイムの再構築

最近のばたばたで忙殺されそうな状態になっていて、自分のAタイムが崩れてきているのに気がついて呆然・・・

Aタイムの詳しいことは書籍に譲るとして、「作業時間を可能な限り連続してとることで作業効率を最大化する」というのが基本の考え方になっている。
で、日々の業務日誌などを見てみると「連続した作業時間を確保できていない」ことに気がつく。バタバタに追い回され、朝おきる時間が遅くなっているのが原因だった。

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有意義な会議と生産性の向上をめざせ・・・ : ファシリテーション

会議がダラダラ、ついでになんで「できない」という否定的な意見が、最初にでてくるな～と悩んで本屋に言ったときに、一冊の本を見つけました。

以下、自分のWEBページの紹介記事を引用・・・

ザ・ファシリテーター
ファシリテーションを扱った書籍のひとつです。 「人と人のインタラクション(相互作用)を活発にし、創造的なアウトプットをだすもの」(本文引用) と定義されているファシリテーションを小説形式で紹介しています。
下手をするとお互いの非難になってしまう会議や、結論の出ない会議、組織の活動の停滞を解消し、有意義な仕事をすすめる目的で、読んでみました。
ほんの構成上、HOW TO 形式ではなく、それぞれの状況におおじて考えさせられる部分のある本です。

ということで、購入して読んでみています。
なかなか面白い感じで、すでに3回目の読み直しですが、HOW TOではないので、読むたびに「自分なら、こうアレンジして今度実践に使ってみよう」と考えながら読める本です。

製本が弱いので、すでに本が半壊状態ですが・・・
値段分には楽しめました。

ボーダーライン: 安全なメールとウィルスメールの境界

先日のPGPの調査の関係もあり、平行して S/MIMEの環境も調査していたのですが、「新手のウィルスに感染してない?」と、思わぬコメントが…
どうやらその人が使っている某メーラでは、S/MIME証明つきのメールでは、本文を表示する前に、証明書の説明をだすようで、それをウィルスメールと見間違えたようでした。

ん～「信頼できるメールです」と表示されるのが、逆にフィッシングかウィルスメールだと思われたらしい…確かに自分でメールを出しているので、そんな怪しげなメールでも抵抗がありませんが、いきなりそんな表示が出たら胡散臭すぎますよね。さらに、そのメッセージが、チープなデザインなので、さらにウソっぽいんですよね。
安全に署名してある(暗号はしてないものの)メッセージが、spam/ウィルスメールに扱われてしまうとは…

安全なメールとウィルスメールのボーダーラインは微妙です。

思わぬところに落とし穴がありました…

メールは署名と暗号化…

仕事柄、お客さんのネットワーク情報や設定情報を扱うことが多く、当然それらは機密情報だったりします。
で、最近 メールの経路が怪しいこともあり、メールの署名と暗号化を検討中…

・ S/MIMEも良いけど、環境がかなり限定される。
・ サードベンダーの環境も良いけど、Windows環境に特化していてMacOSだとダメだったりする。

ということで、やはり PGP を利用することに決定!!

http://www.pgp.com/ : PGP Desktop
http://www.pgpi.org/ : The International PGP

現在は、上の環境を調査中。
Windows と MacX と Linux のそれぞれの環境で使えるし、必要な部分で署名を使えるので、使い分けもできるし、結構便利かな〜と。

最近、メールアドレスを詐称したメールも多く届くので、重要なメールはヘッダーや送信情報を確認しないと、危なくって信用できない。
これくらいしないと信用できない通信というのも、使うのが大変だけど… 気を抜いていて、お客さんの情報を危険にさらすわけにも行かないですからね〜

あ… MS製品を安く使う方法があったのね(泣

先日、Project高い～ Exchange高い～ と書いてたら、Microsoftのパートナープログラムを使ったら? という情報が…

さっそくMicrosoftのページを確認してみると…

http://www.microsoft.com/japan/partner/
Microsoft Action Pack サブスクリプション 4 月版、販売開始

Action Packなる存在が… 前からあったのは知っていたのですが、あまり使い道がないな～と思い、内容の確認の対象外にしてたんですが、ソフトウェアも充実しかなり使えそうです。

年間 37,800円 で、OSからOffice一通りとExchangeなどなど 10ライセンス分が使えます。
次年からの更新費用は27,300円しかしませんし、法人格をもっているのであれば、これを利用しない手はないですね。
単純にOSとOffice Profetional と Project買えば、10万以上。それを6,7台買うだけで、結構な金額が(一気に)出て行ってしまいますが、Action Pack であれば、同じ金額に達するまでにかなりの年数になります。ついでに購読している期間はバージョンアップもしてもらえるので、バージョンアップ費用を考えても安い買い物です(費用対効果を考えても、かなりリーズナブル)。

そいうことで、早速 申し込みをしました。
これで、チームメンバーで Project と Exchange で連携した管理などができそうです。

情報はこまめに調べないといけないですね～

2005/06/04 追記
Action Pack には、購読対象の条件があります。

Microsoft Action Pack サブスクリプションの購読対象企業は、マイクロソフト製品や、マイクロソフト製品とテクノロジをベースにしたソリューションを第三者である顧客に販売する販売業者、コンサルティング会社、受託開発会社、システム インテグレータ、ホスティング事業者、サービスプロバイダ、パッケージアプリケーション開発会社に限定されます。 また、マイクロソフト パートナープログラムの「登録メンバー」または、認定パートナーの追加事業所としてご登録いただくことが必要となります。

で、ウチの環境は この条件に当てはまるので 申し込みをしたしだいです。すべての企業で利用できるわけではないですが、俗に言う「IT関連企業」であれば、多くが当てはまると思います。
一応、誰でも購読できるような表現になっていたので、ここで修正いたしますです。

線の無いプロジェクト

「段取り八割、実行二割」、仕事をはじめて最初のころに教えられた言葉です。
プロジェクトの運行というと、RFP,SLAに従い、スケジュールを引いて、工数を見積もって、クリティカルパスを算出する。ふつうの方式なのに、現在それが通用しないグループと仕事中…
彼らはドンブリ勘定でマイルストーンを決定して、後はその日まで手当たり次第に作業をこなしていく。周りは当然、行き当たりばったりの作業依頼で振り回されっぱなし。
子供のころのサッカーのように、ボールだけに固まって、必死にボールを追いかけて点数を取ろうとしているようにも見えてきます。
「ソフトウェア開発」という名前を持っているけど、趣味のプログラムから抜け出してないんですよね～。

私は、この「線の無いプロジェクト」のインフラ構築するグループのお手伝いなのです。だた、インフラ周りは、機器の調達や他の業者に関連する作業も多く、行き当たりばったりでは、まずうまく行かない部分。開発グループが行き当たりばったりでも、インフラは線表をもって、着実に進行しないと、システムの稼動が望めないので、ゴリゴリ線表を作成… そして、重大なことに気がついてしまった…
「開発グループのスケジュールには、調達の期間が、ほとんど組み込まれていない」
彼らは、秋葉原でパソコンパーツを買ってくるのと同じくらい気軽に(すぐに)、RAID-5のストレージサーバやFirewallが入手できると思っているようです(ここまでくると無知ですまされず、迷惑なだけ)。

ただいま、全ての線表を引きなおし中…
そして、いままで開発グループの行き当たりばったりにつき合わされていた、インフラ構築のグループ(私のお手伝いしているところ)は、線表が上がってきて自分の作業が良く見えてきたらしい。
デスマーチになる前に、インフラ構築は終わらせて、余計なとばっちりを受けないようにしなくては…
#いや、今の時点でも「開発側」は、うまく言っていると思い込んでいるようなので
#手遅れになるまで気がつかないと思うんですけどね…
#それまでには自分たちの分担を終わらせておかなくては…

で、そんなときに必須なツールが Microsoft Project なわけですが…
?! ここまでが前フリ?? 長いですね…すみません *_*

Projectは、買うとそれなりに高いので、スタッフ全員がProjectを使うわけには行きません。線表書く人だけが、Projectを使って、後はできるだけ安く済ますために、次のようなツールを使っています。

- HighlyDeveloped Projette
http://www.highlydeveloped.net/
.NETフレームワークを使ってProjectのファイルを表示/印刷

- Natara Project@Hand
http://www.natara.com/
PalmOSとProjectと連携し進捗の管理が可能

これらのツールを使うことで、かなり精度を高めてプロジェクトの進捗管理ができるようになりました。ExchangeやSharePointなどで連携するのが良いのはわかっていますが、そんな予算は…

兎も角、今の「線の無いプロジェクト」で、とばっちりを食わないようにしなくては!!

浮気?! いや金の問題… (違 ^^;

ん～ 変なタイトルなので、違う意味に取られそうですが、色恋沙汰の話ではないのです ^^;
私の手帳は、7つの習慣などで有名なフランクリン・プランナーっていうものなのですが、そろそろリフィルが切れるので、4月始まりの新しいリフィルを買ってきました。

今までは、リーダーシップという英語版の輸入物を使っていたので、今回も同じものにしようと思ったら… \6,800- もする!! 前はもう少し安かった気がするんだけど…

ということで、最近新しく発売された「■New「7つの習慣」デイリー・リフィルコンパクトサイズ（日本語版）　」 というリフィルに変更しました。
周りは、今までリーダーシップを使ってるのを知ってるので「うわきもの～」と言われましたが。だって、リフィルくらい自由にしたいじゃないですか・・・

本当はリーダーシップを使い続けたかったんですけどね。\1,000-も違うのは結構ぐっとくるものがあります。確かにワンポイントの写真があったり、非常に綺麗な作りなので、その分で 金額の違いは吸収できそうですが…

私の周りには、8～9人 フランクリン・プランナーを使っている人がいます(引きずり込んだのは、私・・・ですね ^^;)。最初は ミッションなどに慣れていなかったようですが、今では自分たちの目標に向かって精力的に活動されています。
周りの人と成功の話がいっぱいできるように、日々自分を磨かないといけないですね。

ということで、今年一年は 7つの習慣 のリフィルを使っていくことになったのでした。